Cách ghi sổ địa chính điện tử: Hướng dẫn chi tiết

Sổ địa chính điện tử là hình thức số hóa sổ địa chính truyền thống, lưu trữ toàn bộ thông tin thửa đất, chủ sử dụng đất và các biến động về đất đai trên hệ thống phần mềm quản lý đất đai. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa ngành quản lý tài nguyên môi trường, giúp tăng tính minh bạch, giảm thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về đất đai và công cụ hỗ trợ như máy định vị 2 tần số RTK. Việt Thanh sẽ giúp bạn tìm hiểu về cách ghi sổ địa chính điện tử.

Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ địa chính điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước khi ghi sổ địa chính điện tử, người thực hiện cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ địa chính theo quy định:

Trích lục bản đồ địa chính.
Thông tin thửa đất (có thể lấy từ hệ thống đo đạc).
Hồ sơ pháp lý liên quan (Giấy CNQSDĐ, quyết định giao đất, hợp đồng chuyển nhượng…).
Hồ sơ biến động (nếu có).

Bước 2: Truy cập phần mềm quản lý đất đai

Hiện nay, hầu hết các địa phương đều sử dụng phần mềm quản lý đất đai tích hợp (như VILIS, eLIS, iLIS…). Người dùng (cán bộ địa chính xã/phường) đăng nhập vào hệ thống theo phân quyền.

Bước 3: Nhập thông tin thửa đất

Trên giao diện phần mềm, chọn mục “Quản lý hồ sơ địa chính” hoặc “Ghi sổ địa chính”.
Nhập số hiệu thửa đất, tờ bản đồ, địa chỉ hành chính.
Chọn loại đất, mục đích sử dụng, diện tích, thời hạn sử dụng.
Tích chọn hình thức sử dụng (sử dụng riêng hoặc chung).

Bước 4: Nhập thông tin chủ sử dụng đất

Chọn loại chủ thể: cá nhân, hộ gia đình, tổ chức, doanh nghiệp.
Nhập đầy đủ họ tên, CMND/CCCD, mã số thuế (nếu có), địa chỉ thường trú.
Đính kèm bản scan hồ sơ pháp lý liên quan.

Bước 5: Cập nhật thông tin pháp lý và biến động

Tại mục “Thông tin pháp lý”, cập nhật số GCN, ngày cấp, cơ quan cấp.
Nếu có biến động, chọn chức năng “Thêm biến động” và cập nhật thông tin: hình thức (chuyển nhượng, cho tặng, chia thừa kế…), ngày phát sinh, tài liệu đính kèm.

Bước 6: Gắn bản đồ địa chính

Kết nối với lớp bản đồ địa chính số (thường dưới dạng file *.shp hoặc *.dgn).
Gắn thửa đất đã nhập với vị trí thực tế trên bản đồ.
Kiểm tra ranh giới thửa đất, thông tin tọa độ, diện tích trên bản đồ phải khớp với thông tin đã nhập.

Bước 7: Kiểm tra và lưu hồ sơ

Kiểm tra toàn bộ thông tin đã nhập để đảm bảo tính chính xác.
Nhấn nút “Lưu hồ sơ” để hoàn tất ghi sổ địa chính điện tử.

Khi sử dụng Máy GNSS RTK Hi-Target V500 để ghi sổ địa chính điện tử, quy trình thu thập tọa độ được thực hiện nhanh chóng và chính xác nhờ công nghệ xử lý tín hiệu tiên tiến. Sau khi thiết lập kết nối RTK và hiệu chỉnh hệ quy chiếu, người sử dụng tiến hành đo đạc các điểm ranh giới thửa đất, sau đó đồng bộ dữ liệu trực tiếp lên phần mềm quản lý địa chính điện tử. Máy V500 hỗ trợ truyền dữ liệu không dây và tích hợp phần mềm đo vẽ thông minh, giúp rút ngắn thời gian biên tập bản đồ và lập hồ sơ địa chính một cách hiệu quả.

>>>Xem thêm: Sai địa chỉ thường trú trên sổ đỏ phải làm sao – Hướng dẫn chi tiết

Tại sao cần ghi sổ địa chính điện tử?

Việc ghi sổ địa c• Thông tin pháp lý (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thời hạn sử dụng).

Các biến động đất đai (chuyển nhượng, cho thuê, thừa kế, tặng cho…).
Hình thức sử dụng (sử dụng riêng hoặc chung).
Bản đồ địa chính số kèm theo thửa đất.hính điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo lộ trình chuyển đổi số quốc gia mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Tiết kiệm thời gian: Giảm thiểu giấy tờ, hồ sơ vật lý, tra cứu thông tin nhanh chóng.
Tính chính xác cao: Giảm sai sót trong quá trình nhập liệu nhờ tự động hóa và chuẩn hóa dữ liệu.
Dễ dàng tra cứu: Người dân, tổ chức và cơ quan Những nội dung cần có trong sổ địa chính điện tử

Theo quy định hiện hành, sổ địa chính điện tử cần thể hiện các thông tin chính sau:

Thông tin thửa đất (số hiệu, diện tích, loại đất, mục đích sử dụng).
Thông tin chủ sử dụng đất (cá nhân, hộ gia đình, tổ chức).

à nước có thể dễ dàng tra cứu thông tin thửa đất từ xa.

Tăng tính minh bạch: Mọi biến động về quyền sử dụng đất được cập nhật theo thời gian thực.

Căn cứ pháp lý liên quan

Việc ghi sổ địa chính điện tử được thực hiện dựa trên các văn bản pháp lý sau:

Luật Đất đai 2013.
Nghị định số 43/2014/NĐ-CP và Nghị định 148/2020/NĐ-CP.
Thông tư số 75/2015/TT-BTNMT hướng dẫn về bản đồ địa chính.
Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT quy định hồ sơ địa chính.
Quyết định số 1174/QĐ-BTNMT năm 2022 về việc áp dụng sổ địa chính điện tử.

Với Máy GNSS RTK Hi-Target V200, việc ghi sổ địa chính điện tử trở nên tiện lợi hơn bao giờ hết nhờ thiết kế nhỏ gọn và khả năng đo nhanh trong điều kiện địa hình phức tạp. Sau khi thu thập các thông tin đo đạc ngoài thực địa, dữ liệu được chuyển sang hệ thống sổ địa chính điện tử thông qua kết nối Bluetooth hoặc qua thẻ nhớ. V200 tương thích tốt với nhiều phần mềm địa chính, cho phép tích hợp dữ liệu với bản đồ nền và thực hiện các thao tác như cập nhật thửa đất, chỉnh lý thông tin sử dụng đất, phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý đất đai hiện đại.

>>Xem thêm: Cấp sổ đỏ sai hiện trạng – Nguyên nhân, cách khắc phục, quy trình giải quyết

Lưu ý khi ghi sổ địa chính điện tử

Thông tin phải chính xác tuyệt đối: Nhập sai thông tin sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của người sử dụng đất.
Kiểm tra kỹ bản đồ số: Sai lệch vị trí, diện tích trên bản đồ sẽ gây khó khăn trong cấp giấy chứng nhận sau này.
Cập nhật đầy đủ biến động: Mọi giao dịch đất đai phải được cập nhật đầy đủ để tránh tranh chấp và đảm bảo tính pháp lý.
Bảo mật thông tin: Thông tin cá nhân và pháp lý trong sổ địa chính điện tử cần được bảo mật tuyệt đối.

Những câu hỏi thường gặp

Ghi sổ địa chính điện tử có thay thế sổ giấy không?

Hiện tại, sổ địa chính điện tử được sử dụng song song với sổ giấy. Tuy nhiên, trong tương lai gần, sổ điện tử sẽ thay thế hoàn toàn sổ giấy theo lộ trình chuyển đổi số ngành TN&MT.

Người dân có thể tự tra cứu sổ địa chính điện tử không?

Tại một số địa phương, người dân có thể truy cập cổng thông tin đất đai để tra cứu thông tin sổ địa chính điện tử. Tuy nhiên, để chỉnh sửa hoặc cập nhật, cần thông qua cơ quan địa chính có thẩm quyền.

Sổ địa chính điện tử có giá trị pháp lý không?

Có. Theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường, sổ địa chính điện tử có giá trị pháp lý tương đương sổ giấy và là cơ sở để cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Việc ghi sổ địa chính điện tử là xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa. Nắm vững quy trình ghi sổ không chỉ giúp cán bộ địa chính thực hiện đúng quy định pháp luật mà còn hỗ trợ người dân tiếp cận thông tin đất đai một cách minh bạch, nhanh chóng và chính xác. Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực đất đai, hãy chủ động cập nhật kiến thức và kỹ năng về sổ địa chính điện tử để bắt kịp thời đại!