Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu online

Làm sổ đỏ lần đầu là một trong những thủ tục quan trọng đối với người sử dụng đất tại Việt Nam. Với sự phát triển của công nghệ, việc thực hiện thủ tục này đã trở nên dễ dàng hơn thông qua hình thức online. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình làm sổ đỏ lần đầu online, bao gồm thời gian giải quyết, địa điểm nộp hồ sơ và các giấy tờ cần thiết. Đặc biệt, chúng tôi cũng sẽ nhắc đến vai trò của công nghệ, như máy GNSS RTK, trong quy trình xác định ranh giới đất.

Hồ sơ cần làm Sổ đỏ lần đầu online từ 01/8/2024

Để thực hiện thủ tục làm sổ đỏ lần đầu online, người dân cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại khoản 1 Điều 48 Nghị định 101/2024/NĐ-CP. Hồ sơ được thực hiện bằng hình thức điện tử dưới dạng văn bản hoặc dữ liệu đã được xác thực thông qua cổng dịch vụ công quốc gia hoặc địa phương. Tùy theo đối tượng đăng ký, thành phần hồ sơ có sự khác biệt cụ thể.

Đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư

Trong trường hợp người nộp hồ sơ là hộ gia đình, cá nhân hoặc cộng đồng dân cư, hồ sơ thủ tục làm sổ đỏ lần đầu online cần bao gồm:

Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 04/ĐK.
Một trong các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai 2024 như: giấy tờ cấp đất trước đây, quyết định giao đất, chuyển nhượng, tặng cho hợp pháp (căn cứ Điều 137, 148, 149…).
Sơ đồ nhà ở, công trình xây dựng (nếu có).
Giấy tờ về thừa kế, chuyển quyền sử dụng đất như di chúc, văn bản phân chia thừa kế (nếu có).
Các văn bản liên quan đến mua bán, hóa giá nhà đất hoặc xử lý vi phạm hành chính (nếu có).
Văn bản xác định quyền sử dụng đất với thửa đất liền kề kèm sơ đồ hiện trạng (nếu cần).
Văn bản xác nhận các thành viên hộ gia đình cùng sử dụng đất.
Trích đo bản đồ địa chính (nếu đã thực hiện đo vẽ).
Chứng từ nộp nghĩa vụ tài chính (thuế, lệ phí) hoặc giấy tờ miễn/giảm theo quy định (nếu có).

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ sẽ giúp quá trình xử lý thủ tục làm sổ đỏ lần đầu online được thuận lợi, tránh phải bổ sung hoặc chỉnh sửa sau này.

Đối với tổ chức, tổ chức tôn giáo, tổ chức kinh tế và người Việt Nam định cư ở nước ngoài

Với các đối tượng là tổ chức, tổ chức kinh tế, tổ chức tôn giáo hoặc cá nhân người Việt Nam định cư ở nước ngoài, bộ hồ sơ thủ tục làm sổ đỏ lần đầu online sẽ có một số điểm khác biệt, bao gồm:

Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 05/ĐK (riêng người gốc Việt dùng Mẫu số 04/ĐK).
Sơ đồ, trích lục bản đồ địa chính xác định vị trí và diện tích đất đăng ký.
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, giấy thừa kế, hoặc quyết định giao đất (nếu có).
Văn bản giao đất đối với các tổ chức thuộc Bộ Quốc phòng, Bộ Công an.
Chứng từ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ tài chính hoặc giấy tờ được miễn/giảm thuế, lệ phí đất đai.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tra cứu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu online gồm những bước nào?

Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu online là hình thức nộp hồ sơ qua mạng nhằm giúp người dân và tổ chức thực hiện nhanh chóng các thay đổi liên quan đến quyền sử dụng đất như chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, thay đổi thông tin chủ sở hữu… Việc thực hiện thủ tục này qua môi trường số không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần công khai minh bạch trong quản lý đất đai. Dưới đây là quy trình chi tiết:

Bước 1: Truy cập cổng dịch vụ công và nhập thông tin biến động

Người dân hoặc tổ chức cần truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn, hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi có đất. Sau đó, chọn thủ tục “Đăng ký biến động đất đai” phù hợp với nhu cầu.

Trong bước này, người nộp hồ sơ điền đầy đủ các trường thông tin trong Đơn đăng ký biến động đất đai điện tử. Các thông tin cần chính xác và đầy đủ, bao gồm:

Thông tin thửa đất hoặc tài sản gắn liền với đất
Nội dung biến động (chuyển nhượng, cho tặng, thừa kế…)
Thông tin người sử dụng đất (cũ và mới nếu có
Giấy tờ pháp lý kèm theo

Người dân nên chuẩn bị trước các thông tin để quá trình điền biểu mẫu không bị gián đoạn.

Bước 2: Nộp hồ sơ điện tử qua hệ thống

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người nộp hồ sơ cần tải lên các giấy tờ pháp lý liên quan theo đúng định dạng được yêu cầu, thường là file PDF hoặc ảnh scan rõ nét. Hồ sơ bao gồm:

Đơn đăng ký biến động đất đai (mẫu theo quy định)
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản scan)
Hợp đồng, văn bản pháp lý có công chứng (nếu có)
CMND/CCCD của các bên liên quan
Giấy tờ bổ sung tùy vào loại biến động

Trước khi gửi hồ sơ, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng ký số hoặc xác thực thông tin qua mã OTP, chữ ký số (USB Token) hoặc tài khoản đăng nhập đã được xác minh định danh. Việc xác thực này đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ nộp qua mạng.

Bước 3: Nhận thông báo xác nhận tiếp nhận hồ sơ

Ngay sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo xác nhận tiếp nhận hồ sơ. Thông báo này có thể được gửi qua:

Email đã đăng ký
Tin nhắn SMS
Tài khoản Cổng Dịch vụ công
Ứng dụng dịch vụ công của tỉnh nếu có

Thông báo này rất quan trọng vì nó ghi nhận thời điểm nộp hồ sơ, mã số hồ sơ để theo dõi và là cơ sở để tính thời hạn giải quyết theo quy định.

Bước 4: Cơ quan đăng ký đất đai xử lý hồ sơ

Sau khi nhận được hồ sơ, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin và thẩm định hồ sơ theo các bước quy định trong Nghị định 101/2024/NĐ-CP (từ Điều 37 đến Điều 45).

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cập nhật thông tin biến động vào hồ sơ địa chính và hệ thống quản lý đất đai. Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc sai sót, người dân sẽ được thông báo yêu cầu bổ sung qua hệ thống điện tử.

Lưu ý: Trong một số trường hợp phức tạp hoặc liên quan đến tranh chấp, thời gian giải quyết có thể kéo dài và cần có thông báo bằng văn bản.

Bước 5: Nhận kết quả giải quyết (Sổ đỏ mới hoặc đã chỉnh lý)

Sau khi hoàn tất thủ tục, kết quả sẽ được trả cho người nộp hồ sơ theo phương thức đã lựa chọn từ đầu:

Hình thức điện tử: Tải trực tiếp qua Cổng dịch vụ công hoặc gửi qua email (áp dụng với các địa phương đã số hóa hoàn toàn).
Hình thức trực tiếp: Nhận tại bộ phận một cửa của UBND cấp huyện, văn phòng đăng ký đất đai hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

Kết quả có thể là:

Sổ đỏ mới (trong trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất mới)
Sổ đỏ đã chỉnh lý (trong trường hợp thay đổi thông tin chủ, diện tích…)

Nếu bạn là kỹ sư trắc địa, cán bộ địa chính hay người thực hiện hồ sơ thay mặt khách hàng, sử dụng các thiết bị như Máy GNSS RTK Hi-Target V200, Máy GNSS RTK Hi-Target iRTK 5 sẽ giúp đảm bảo số liệu bản đồ, tọa độ thửa đất chính xác khi cần trích đo địa chính phục vụ thủ tục biến động.

>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê thiết bị đo đạc tại Việt Thanh Group

Từ 01/8/2024, toàn bộ thủ tục làm Sổ đỏ online — bao gồm đăng ký lần đầu và đăng ký biến động — sẽ được thực hiện qua môi trường điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và minh bạch hơn trong giải quyết hành chính. Người dân, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện đúng quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là có thể thực hiện thủ tục ngay tại nhà thông qua Cổng Dịch vụ công.