Quy định về lưu trữ hồ sơ đất đai mới nhất hiện nay

Lưu trữ hồ sơ đất đai là một phần thiết yếu trong công tác quản lý nhà nước về đất đai, giúp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và hỗ trợ các giao dịch, quy hoạch, kiểm tra hiện trạng. Ngày 31/07/2024, Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, quy định về lưu trữ hồ sơ đất đai. Trong xu hướng số hóa mạnh mẽ hiện nay, máy GNSS RTK đang đóng vai trò quan trọng trong công tác thu thập dữ liệu đo đạc, hỗ trợ xây dựng bản đồ địa chính chính xác, từ đó tạo nền tảng dữ liệu phục vụ việc lưu trữ hồ sơ đất đai điện tử. 

Quản lý hồ sơ địa chính theo Thông tư 10/2024/TT-BTNMT

Quản lý hồ sơ địa chính dạng số

Theo Điều 23 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, hồ sơ địa chính được chia thành hai dạng: số và giấy. Việc quản lý hồ sơ dạng số được phân cấp như sau:

• Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số ở cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
• Trường hợp cấp huyện (quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh) đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai nhưng chưa kết nối với hệ thống cấp tỉnh, thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai tại địa phương đó chịu trách nhiệm lưu trữ, quản lý dữ liệu địa chính số riêng.

Hệ thống này cần được bảo mật, sao lưu định kỳ, và đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối, tuân thủ đúng quy định pháp luật về quản lý cơ sở dữ liệu đất đai.

Quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy

Hồ sơ địa chính dạng giấy vẫn đóng vai trò quan trọng trong thực tế tại nhiều địa phương chưa hoàn toàn chuyển đổi số. Việc phân công trách nhiệm quản lý cụ thể như sau:

• Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh quản lý:
  • Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.
  • Bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính, các tài liệu đo đạc liên quan.
  • Sổ địa chính hiện hành.
  • Hồ sơ đã lập qua các thời kỳ, không sử dụng thường xuyên.
• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện quản lý:
  • Hồ sơ đăng ký thuộc thẩm quyền tiếp nhận của cấp huyện.
  • Bản đồ, mảnh trích đo sử dụng cho cấp Giấy chứng nhận.
  • Hệ thống sổ địa chính của địa phương.
• Ủy ban nhân dân cấp xã, cụ thể là công chức địa chính xã, có trách nhiệm lưu giữ:
  • Bản đồ địa chính.
  • Mảnh trích đo bản đồ địa chính.
  • Sổ địa chính, sổ mục kê đất đai của xã.

>> Xem thêm: Xin trích lục hồ sơ đất đai: Hướng dẫn chi tiết

Bảo quản hồ sơ địa chính: Những nguyên tắc bắt buộc

Theo Điều 24 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, công tác bảo quản hồ sơ địa chính được quy định chặt chẽ với mục tiêu bảo vệ thông tin pháp lý của người sử dụng đất và tránh thất thoát dữ liệu đất đai.

Hồ sơ dạng số

• Được bảo quản vĩnh viễn, lưu trữ an toàn trên hệ thống máy chủ hoặc thiết bị lưu trữ đạt chuẩn.
• Phải tuân thủ quy trình quản lý dữ liệu đất đai, bao gồm sao lưu, phục hồi dữ liệu, phân quyền truy cập, bảo mật hệ thống.

Hồ sơ dạng giấy

• Tài liệu được phân loại theo nhóm:
  • Bản đồ địa chính, mảnh trích đo.
  • Bản sao Giấy chứng nhận, sổ cấp giấy.
  • Hồ sơ thủ tục đăng ký, chuyển nhượng, cho thuê, thế chấp…
  • Sổ mục kê, sổ địa chính.
• Các hồ sơ đăng ký lần đầu được đánh số theo thứ tự thời gian, sử dụng 06 chữ số liên tục, không trùng lặp.
• Thời hạn bảo quản:
  • Vĩnh viễn: Tài liệu đo đạc, bản đồ, hồ sơ đăng ký, bản sao giấy chứng nhận, thiết bị nhớ chứa dữ liệu số.
  • 5 năm: Hồ sơ liên quan đến cho thuê, thế chấp, chỉnh lý, cập nhật, đăng ký xóa giao dịch.
• Việc bảo quản được thực hiện theo Luật Lưu trữ Quốc gia, bao gồm điều kiện kho, nhiệt độ, chống mối mọt, cháy nổ và sao lưu dữ liệu số (nếu có).

Tầm quan trọng của việc lưu trữ hồ sơ đất đai

Việc lưu trữ hồ sơ đất đai có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch và chính xác của thông tin về đất đai. Hồ sơ địa chính không chỉ giúp cơ quan nhà nước quản lý tài nguyên đất đai hiệu quả mà còn bảo vệ quyền lợi của người dân và tổ chức.

Bảo vệ quyền lợi của người dân

Khi hồ sơ được lưu trữ đầy đủ và chính xác, người dân có thể dễ dàng xác nhận quyền sử dụng đất của mình, từ đó tránh được các tranh chấp liên quan đến đất đai. Hồ sơ còn là cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng đất.

Hỗ trợ công tác quy hoạch

Thông tin đất đai được lưu trữ sẽ hỗ trợ cho các công tác quy hoạch và phát triển đô thị. Cơ quan chức năng có thể dựa vào dữ liệu này để thiết lập các kế hoạch phát triển phù hợp với thực tế.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý hồ sơ

Sự hỗ trợ của công nghệ như Máy GNSS RTK Hi-Target V200, Máy GNSS RTK Hi-Target iRTK 5…trong việc đo đạc và cập nhật thông tin đất đai là rất cần thiết. Máy GNSS RTK cung cấp độ chính xác cao trong việc xác định ranh giới thửa đất, giúp cải thiện chất lượng và độ tin cậy của hồ sơ địa chính.

> Xem thêm: Bản đồ địa chính thửa đất: Ý nghĩa, quy trình và cách trích lục bản đồ địa chính

Lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ

Phân loại hồ sơ ngay từ đầu

Hồ sơ đất đai cần được phân loại rõ ràng theo nhóm: bản đồ địa chính, hồ sơ cấp Giấy chứng nhận, hồ sơ đo đạc, và văn bản pháp lý. Việc phân loại khoa học giúp dễ dàng tra cứu và quản lý dữ liệu trong quá trình lưu trữ lâu dài.

Lưu trữ hồ sơ số bằng thiết bị đạt chuẩn

Hồ sơ địa chính dạng số nên được lưu trữ bằng các thiết bị như ổ cứng bảo mật, máy chủ có sao lưu định kỳ. Cần đảm bảo an toàn dữ liệu bằng phần mềm diệt virus và hệ thống phòng chống truy cập trái phép.

Bảo quản hồ sơ giấy đúng kỹ thuật

Hồ sơ giấy cần lưu trữ trong môi trường thoáng mát, chống ẩm mốc, có hệ thống phòng cháy chữa cháy. Tài liệu phải được sắp xếp theo danh mục, dán nhãn đầy đủ để thuận tiện trong việc truy xuất khi cần thiết.

Gắn mã và đánh số hồ sơ theo quy định

Mỗi hồ sơ cần được đánh số 06 chữ số theo đúng quy định tại Thông tư 10/2024/TT-BTNMT. Việc này bảo đảm tính thống nhất trong toàn hệ thống, hỗ trợ quá trình cập nhật và chỉnh lý dữ liệu địa chính sau này.

Đào tạo nhân sự phụ trách lưu trữ

Cán bộ phụ trách lưu trữ hồ sơ cần được đào tạo về kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ đất đai, quy trình bảo quản tài liệu số và giấy, đồng thời biết cách xử lý các sự cố kỹ thuật để đảm bảo an toàn thông tin.

>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê thiết bị đo đạc tại Việt Thanh Group

Thông tư 10/2024/TT-BTNMT đã đặt ra khung pháp lý rõ ràng, thống nhất và hiện đại hóa công tác lưu trữ hồ sơ đất đai trên phạm vi cả nước. Việc thực hiện đầy đủ các quy định về quản lý và bảo quản hồ sơ địa chính không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý đất đai mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người dân, doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch hoặc yêu cầu pháp lý liên quan đến đất đai.

Nếu bạn đang tìm kiếm thiết bị đo đạc chính xác, phục vụ lập bản đồ địa chính, xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai hay trích đo phục vụ lưu trữ hồ sơ, máy GNSS RTK như máy GNSS RTK Satlab SL7 tại Việt Thanh Group chính là lựa chọn tối ưu. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng các đơn vị địa chính, văn phòng đăng ký đất đai, tư vấn quy hoạch trong mọi giai đoạn triển khai.