Hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu: Những điều bạn cần biết

Hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu là bước thủ tục pháp lý bắt buộc và có ý nghĩa quan trọng đối với người sử dụng đất chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Việc lập hồ sơ đúng, đủ và theo quy định không chỉ giúp xác lập quyền sử dụng đất hợp pháp mà còn tạo cơ sở để thực hiện các giao dịch như chuyển nhượng, thừa kế, thế chấp,… một cách minh bạch và an toàn. Hãy cùng Việt Thanh Group tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

>>> Xem thêm: Máy GNSS RTK – Thiết bị đo đạc địa chính hiện đại, giúp bạn xác định ranh giới đất đai với độ chính xác cao trong thời gian thực, bền bỉ và tiện lợi

Quy định pháp luật hiện hành về đăng ký đất đai lần đầu

Đăng ký đất đai lần đầu là thủ tục pháp lý quan trọng, được thực hiện nhằm xác lập quyền sử dụng đất hợp pháp cho người đang sử dụng đất nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận. Đây là bước khởi đầu để người sử dụng đất được công nhận quyền lợi một cách chính thức, đảm bảo điều kiện thực hiện các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ pháp lý về đăng ký đất đai lần đầu

Việc đăng ký đất đai lần đầu hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:

• Luật Đất đai số 45/2013/QH13 ngày 29/11/2013 do Quốc hội ban hành, có hiệu lực từ ngày 01/7/2014. 
• Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ, hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai.
• Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định chi tiết về hồ sơ địa chính, đăng ký đất đai và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Những trường hợp cần làm hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu

• Người đang sử dụng đất nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: Đây là trường hợp phổ biến, thường gặp ở các hộ gia đình sử dụng đất lâu năm nhưng chưa có sổ đỏ. Việc đăng ký lần đầu là điều kiện cần để được Nhà nước chính thức công nhận quyền sử dụng.
  
• Thửa đất đã chuyển nhượng, tặng cho hoặc thừa kế nhưng chưa đăng ký sang tên: Nếu bên nhận quyền sử dụng đất chưa thực hiện đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì vẫn phải tiến hành đăng ký lần đầu. Trong nhiều trường hợp, việc trích đo địa chính là bắt buộc nếu chưa có bản đồ địa chính chính quy.
  
• Đất được Nhà nước giao, cho thuê hoặc trúng đấu giá nhưng chưa thực hiện đăng ký: Sau khi có quyết định giao đất, cho thuê đất hoặc thông báo trúng đấu giá quyền sử dụng đất, người sử dụng đất phải thực hiện thủ tục đăng ký lần đầu để được cấp Giấy chứng nhận.
  

Với các khu vực chưa có dữ liệu bản đồ địa chính, cơ quan chuyên môn sẽ yêu cầu thực hiện trích đo địa chính thửa đất. Trong quá trình này, các thiết bị đo đạc hiện đại như thiết bị GNSS RTK Hi-Target thường được sử dụng nhằm đảm bảo thu thập dữ liệu tọa độ chính xác tuyệt đối. Thiết bị này hỗ trợ đo nhanh, chính xác từng điểm góc ranh giới thửa đất, giúp hoàn thiện hồ sơ địa chính phục vụ cho việc cấp Giấy chứng nhận.

>>> Xem thêm: Quản lý hồ sơ địa chính: Cách xây dựng hệ thống lưu trữ và cập nhật hiệu quả

Hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu gồm những gì?

Hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu gồm các giấy tờ pháp lý quan trọng, nhằm xác định quyền sử dụng đất và làm căn cứ để cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ). Chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ trong quá trình thẩm định.

Theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu bao gồm các thành phần sau:

Đơn đăng ký đất đai lần đầu

Người sử dụng đất cần nộp Đơn đăng ký đất đai theo Mẫu số 04a/ĐK. Trong đơn ghi rõ thông tin chủ sử dụng đất, hiện trạng thửa đất và yêu cầu cấp Giấy chứng nhận.

Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất (nếu có)

Bao gồm các giấy tờ hợp lệ theo quy định tại Điều 100 Luật Đất đai 2013 và Điều 18 Nghị định 43/2014/NĐ-CP như:

• Quyết định giao đất, cho thuê đất
• Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế
• Giấy tờ sử dụng đất trước năm 1993

Trường hợp không có giấy tờ, bạn vẫn có thể được xem xét nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Bản trích đo địa chính thửa đất hoặc trích lục bản đồ địa chính

Nếu thửa đất chưa có bản đồ địa chính chính quy, người sử dụng đất bắt buộc phải thực hiện trích đo địa chính. Việc đo đạc hiện nay được ứng dụng công nghệ cao nhằm đảm bảo độ chính xác tuyệt đối về ranh giới, diện tích và vị trí thửa đất.

Hiện nay, nhiều đơn vị đo đạc đã sử dụng máy GNSS RTK Hi-Target vRTK để nâng cao độ chính xác và hiệu suất công việc. Thiết bị này được đánh giá cao nhờ khả năng bắt tín hiệu nhanh, hoạt động ổn định và phù hợp với điều kiện địa hình phức tạp. Việc sử dụng thiết bị đo đạc hiện đại không chỉ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật khắt khe trong trích đo bản đồ địa chính mà còn giúp giảm thiểu sai số, tránh tranh chấp về sau.

Giấy tờ tùy thân

• Đối với cá nhân: CMND/CCCD còn hiệu lực, sổ hộ khẩu hoặc xác nhận cư trú

• Đối với tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập đơn vị

Tờ khai nghĩa vụ tài chính (nếu có)

Gồm tờ khai thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ, hoặc các khoản phí khác theo quy định. Trường hợp được miễn giảm cần có văn bản chứng minh kèm theo.

>>> Xem thêm: Hồ sơ tách thửa đất gồm những gì? Hướng dẫn chi tiết

Lưu ý quan trọng khi lập hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu

Việc lập hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ về thông tin, giấy tờ để tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình xét duyệt, thẩm định và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà người sử dụng đất cần đặc biệt quan tâm:

Xác minh rõ nguồn gốc và quá trình sử dụng đất

Trước khi lập hồ sơ, cần rà soát kỹ các giấy tờ liên quan đến quyền sử dụng đất như: quyết định giao đất, hợp đồng chuyển nhượng, giấy tờ thừa kế hoặc tài liệu sử dụng đất ổn định trước năm 1993. Nếu không có giấy tờ chứng minh, cần chuẩn bị hồ sơ theo hướng đăng ký có xác nhận của UBND cấp xã để được xem xét theo thực tế.

Kiểm tra hiện trạng thửa đất và tình trạng tranh chấp

Thửa đất phải có ranh giới rõ ràng, sử dụng ổn định và không có tranh chấp. Trường hợp đất đang có khiếu nại, kiện tụng hoặc tranh chấp ranh giới, cơ quan đăng ký có thể tạm dừng giải quyết cho đến khi có kết luận cuối cùng từ cơ quan có thẩm quyền.

Thực hiện trích đo địa chính bằng thiết bị đạt chuẩn

Nếu thửa đất chưa có bản đồ địa chính chính quy, người sử dụng đất cần thực hiện trích đo địa chính để lập hồ sơ. Nên lựa chọn đơn vị đo đạc có năng lực kỹ thuật và sử dụng thiết bị hiện đại như máy GNSS RTK Hi-Target V200, máy GNSS RTK Hi-Target iRTK 5,… để kết quả đo đạc đảm bảo độ chính xác cao, đúng quy chuẩn kỹ thuật do Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành, được cơ quan chức năng chấp nhận khi lập hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Chuẩn bị hồ sơ theo đúng mẫu quy định

Tất cả giấy tờ trong hồ sơ cần đúng mẫu, rõ ràng, không tẩy xóa. Trường hợp là bản sao, cần công chứng hoặc chứng thực theo quy định pháp luật. Hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu thông tin sẽ bị cơ quan tiếp nhận yêu cầu bổ sung, làm kéo dài thời gian giải quyết.

Nộp hồ sơ đúng nơi, đúng thẩm quyền

Người sử dụng đất cần nộp hồ sơ tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện nơi có đất hoặc bộ phận một cửa của UBND cấp huyện. Không nên nộp hồ sơ qua môi giới hoặc dịch vụ không rõ nguồn gốc để tránh rủi ro pháp lý.

>>> Xem thêm: Quy định về lưu trữ hồ sơ đất đai mới nhất hiện nay

Hồ sơ đăng ký đất đai lần đầu là cơ sở pháp lý để Nhà nước ghi nhận quyền sử dụng đất hợp pháp của cá nhân, hộ gia đình hoặc tổ chức. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng trình tự quy định sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, hạn chế phát sinh sai sót hoặc tranh chấp về sau. Người sử dụng đất nên chủ động tìm hiểu quy định hiện hành và tham khảo ý kiến chuyên môn khi cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp một cách tối ưu.