Biên bản xác minh nguồn gốc đất: Mẫu chuẩn và hướng dẫn

Biên bản xác minh nguồn gốc đất là một trong những tài liệu quan trọng trong quá trình cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ), giải quyết tranh chấp đất đai, đền bù giải tỏa hoặc xác lập quyền sở hữu tài sản trên đất. Hiện nay các quy định về pháp lý ngày càng siết chặt, việc hiểu đúng và sử dụng đúng mẫu biên bản xác minh nguồn gốc đất sẽ giúp người dân, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức khi làm thủ tục đất đai và công cụ hỗ trợ như máy định vị 2 tần số RTK để đảm bảo dữ liệu chính xác. Hãy cùng Việt Thanh Group tìm hiểu về biên bản xác minh nguồn gốc đất.

Khi nào cần lập biên bản xác minh nguồn gốc đất?

Biên bản xác minh nguồn gốc đất là văn bản ghi nhận quá trình kiểm tra, đối chiếu và xác minh thực tế về lịch sử sử dụng một thửa đất nhất định. Văn bản này thường được lập bởi chính quyền địa phương (thường là UBND xã, phường, thị trấn) với sự tham gia của các bên liên quan như chủ sử dụng đất, cán bộ địa chính và nhân chứng lân cận (hàng xóm, trưởng thôn, tổ trưởng dân phố…).

Biên bản này được dùng để khẳng định:

Thửa đất có đang tranh chấp hay không;
Quá trình sử dụng đất từ thời điểm nào, có giấy tờ gì hay không;
Việc sử dụng đất có phù hợp quy định pháp luật không;
Xác định quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất có hợp pháp hay không.

Biên bản này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng trong một số trường hợp cụ thể, nó cực kỳ cần thiết, bao gồm:

Làm sổ đỏ lần đầu cho đất không có giấy tờ (đất khai hoang, sử dụng ổn định trước năm 1993);
Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo hình thức kê khai;
Chuyển nhượng, tặng cho đất đai không có giấy tờ hợp pháp;
Giải quyết tranh chấp đất đai khi hai bên không rõ ràng về quyền sử dụng;
Đền bù giải tỏa trong các dự án xây dựng, cần xác minh chủ sử dụng thực tế;
Xác minh tính hợp pháp khi mua bán nhà đất qua vi bằng, đặc biệt ở TP.HCM.

Trong quá trình lập biên bản xác minh nguồn gốc đất, việc đo đạc chính xác vị trí, diện tích thửa đất là cực kỳ quan trọng để tránh tranh chấp về ranh giới và đảm bảo dữ liệu đưa vào hồ sơ hoàn toàn trùng khớp với thực tế. Đặc biệt với các khu đất chưa có giấy tờ, cán bộ địa chính thường phải phối hợp với thiết bị đo hiện đại để định vị chính xác từng điểm ranh giới. Một trong những thiết bị hỗ trợ hiệu quả nhất hiện nay chính là Máy GNSS RTK Satlab Freyja – dòng máy nổi bật với khả năng đo nhanh, chính xác cao trong mọi điều kiện địa hình.

Nội dung của một biên bản xác minh nguồn gốc đất

Một biên bản xác minh nguồn gốc đất đầy đủ thường bao gồm các thông tin sau:

Phần mở đầu:

Quốc hiệu và tiêu ngữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
Tên biên bản: “BIÊN BẢN XÁC MINH NGUỒN GỐC ĐẤT”
Thời gian, địa điểm lập biên bản

Thành phần tham gia:

Đại diện UBND xã/phường/thị trấn
Cán bộ địa chính
Chủ sử dụng đất
Đại diện hộ liền kề hoặc nhân chứng
Tổ trưởng dân phố/trưởng thôn (nếu có)

Nội dung xác minh:

Mô tả thửa đất: vị trí, diện tích, tờ bản đồ, số thửa…
Nguồn gốc sử dụng đất: khai hoang, nhận chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, được giao…
Thời gian bắt đầu sử dụng đất
Quá trình sử dụng: liên tục, có tranh chấp, đã bị xử phạt chưa…
Tình trạng pháp lý: có giấy tờ không? Nếu có, liệt kê rõ.
Xác nhận của hàng xóm về nguồn gốc và quyền sử dụng

Kết luận:

Xác định thửa đất sử dụng ổn định không tranh chấp;
Có phù hợp để làm thủ tục công nhận quyền sử dụng đất hay không.

Chữ ký xác nhận:

Các bên liên quan ký tên (có thể lăn tay nếu cần);
Chủ tịch UBND xã hoặc người được ủy quyền ký đóng dấu.

Đối với các khu đất nằm trong vùng quy hoạch hoặc có vị trí phức tạp về địa lý, việc sử dụng công nghệ GNSS RTK để phục vụ xác minh nguồn gốc đất là giải pháp gần như bắt buộc. Trong đó, Máy GNSS RTK Satlab SL7 được nhiều đơn vị địa chính và doanh nghiệp đo đạc lựa chọn nhờ hiệu suất hoạt động ổn định, khả năng kết nối tín hiệu vệ tinh đa tần và giao diện sử dụng thân thiện.
>>>Xem thêm: Mẫu biên bản thỏa thuận ranh giới đất: Hướng dẫn chi tiết và mẫu chuẩn

Mẫu biên bản xác minh nguồn gốc đất thông dụng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BIÊN BẢN XÁC MINH NGUỒN GỐC ĐẤT

Hôm nay, ngày… tháng… năm…, tại UBND xã/phường…, chúng tôi tiến hành lập biên bản xác minh nguồn gốc đất với các nội dung sau:

Thành phần tham gia:

– Ông/Bà: Nguyễn Văn A – Chủ sử dụng đất

– Đại diện UBND xã: Ông/Bà Trần Văn B – Cán bộ địa chính

– Ông/Bà Lê Văn C – Tổ trưởng dân phố

– Nhân chứng: Ông/Bà D – Hộ liền kề

Nội dung xác minh:

– Thửa đất số: …, Tờ bản đồ số: …, Địa chỉ: …

– Diện tích: … m²; Loại đất: …

– Nguồn gốc sử dụng đất: Được khai hoang từ năm 1992, sử dụng liên tục đến nay.

– Không có tranh chấp, không bị xử lý vi phạm hành chính về đất đai.

– Có giấy tờ xác nhận: [nếu có]

III. Ý kiến của các bên:

[ghi rõ ý kiến của hàng xóm, tổ trưởng dân phố]

Kết luận:

Thửa đất sử dụng ổn định, không tranh chấp, phù hợp để làm thủ tục cấp GCN QSDĐ.

Biên bản lập xong hồi… giờ… phút cùng ngày, đọc lại cho các bên nghe và ký tên dưới đây.

XÁC NHẬN CỦA UBND XÃ/PHƯỜNG … NGƯỜI XÁC MINH NHÂN CHỨNG

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

>>Mẫu biên bản xác minh nguồn gốc đất: TẠI ĐÂY

Những lưu ý khi lập và sử dụng biên bản

Biên bản cần được lập tại thời điểm thực tế có sự tham gia của các bên;
Cán bộ địa chính phải xác minh kỹ vị trí, diện tích để tránh nhầm lẫn;
Nên ghi âm, chụp hình tại thời điểm xác minh nếu có thể, làm bằng chứng khi có tranh chấp;
Phải có chữ ký và đóng dấu của chính quyền để biên bản có giá trị pháp lý;
Tránh trường hợp tự viết, tự xác minh vì có thể không được chấp nhận trong hồ sơ.

>>>Xem thêm: Tổng hợp các mẫu biên bản đo đạc hiện trạng sử dụng đất

Biên bản xác minh nguồn gốc đất có giá trị pháp lý không?

Có, nếu được lập đúng quy trình và có sự xác nhận của UBND cấp xã thì biên bản này có giá trị làm chứng cứ trong:

Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;
Giải quyết tranh chấp tại Tòa án;
Hồ sơ đền bù, giải tỏa;
Chuyển nhượng tài sản gắn liền với đất.

Tuy nhiên, biên bản chỉ có giá trị xác minh thực tế, không thay thế hoàn toàn cho các giấy tờ pháp lý khác như quyết định giao đất, hợp đồng mua bán có công chứng…

Biên bản xác minh nguồn gốc sử dụng đất là công cụ cần thiết để đảm bảo quyền lợi hợp pháp về đất đai, đặc biệt trong bối cảnh nhiều khu đất không có giấy tờ rõ ràng nhưng đã sử dụng ổn định lâu dài. Việc lập biên bản đúng mẫu, đầy đủ thông tin và có xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp ích rất lớn trong việc làm sổ đỏ, chuyển nhượng, hoặc giải quyết tranh chấp.